六個應(yīng)用技巧
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會計電算化是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計事物的簡稱。下面就會計電算化的特點說下會計電算化的6個應(yīng)用技巧。
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首先重申一下會計電算化的特點：具有運算速度快、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易等特點。它的使用,可以節(jié)約大量人力、物力和時間。
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一、建帳中的技巧
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(一)代碼設(shè)置
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會計軟件中大量應(yīng)用代碼,如會計科目代碼。代碼系統(tǒng)的好壞,將直接影響整個系統(tǒng)的質(zhì)量、實用性和生命力。在代碼設(shè)計與優(yōu)化的過程中,一般應(yīng)該遵循以下幾項原則：
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1.惟一確定性:每一個代碼都惟一地表示一個實體。
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2.可擴(kuò)充性:代碼結(jié)構(gòu)應(yīng)能適應(yīng)系統(tǒng)的發(fā)展和變化,當(dāng)實體的集合不斷增加擴(kuò)大時,應(yīng)可直接利用原代碼加以擴(kuò)充,而不需要重新設(shè)計代碼系統(tǒng)。
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3.易識別性:代碼既要便于人們在使用時容易識別和記憶,又要便于計算機(jī)對其進(jìn)行識別和處理。盡量避免一些易混淆的符號,如字母O、I、Z、S、V與0、1、2、5、U等混用。
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4.簡短性:在不影響代碼系統(tǒng)的容量和可擴(kuò)充性的情況下,代碼長度越短越好。因為隨著碼長的增加,出錯率也隨之增加,同時也增加了收集、存儲和輸出信息的負(fù)荷。
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5. 標(biāo)準(zhǔn)性:代碼設(shè)計一定要盡可能的標(biāo)準(zhǔn)化,一級總帳科目的代碼通常已在會計制度中規(guī)定,需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細(xì)科目。它的長度確定,首先 要逐個分析總帳科目下明細(xì)科目數(shù),如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細(xì)科目,“銀行存款”通常以開戶帳號為明細(xì)科目,科目數(shù)一般不會上百個,“短期投資”、“待攤費用” 等下設(shè)明細(xì)科目也不會超過百個,兩位的代碼長度能容納99個科目,應(yīng)能滿足需要,但“應(yīng)收帳款”、“應(yīng)付帳款”等通常以客戶名和供應(yīng)商名稱設(shè)置明細(xì)科目, 明細(xì)科目的數(shù)量不確定性較大,如果用戶的客戶和供應(yīng)商較多接近或超過100個,兩位代碼就不能滿足要求,二級科目的代碼長度就應(yīng)設(shè)定為三位。先按客戶所屬 地區(qū)分類,設(shè)置二級明細(xì)科目,然后再按客戶名設(shè)置三級明細(xì)科目。也就是采用順序碼,即有連續(xù)的數(shù)字所組成。例如:
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代碼對象:北京 上海 天津 遼寧 黑龍江
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代碼:0102030405
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更理想的解決方案是應(yīng)用往來客戶輔助核算,因為它的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立,自成體系,與科目代碼的位數(shù)無關(guān),非常便于擴(kuò)充。
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(二)明細(xì)分類合理
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某 些軟件在多欄明細(xì)帳中設(shè)置每頁為6個明細(xì)類科目,打印時一頁最多只能打印6個明細(xì)。如果設(shè)置了7個明細(xì)類,例如:在編錄經(jīng)費這個科目中設(shè)置:差旅費、業(yè)務(wù) 招待、市內(nèi)車費、郵費、資料費、電話費、其它費用這7個明細(xì),在打印時,將前6個在一頁打印,而“其它費用”又單獨打印一頁。即浪費紙張、又浪費打印時 間?？梢詫⑵饺绽锇l(fā)生費用不是很多的郵費與資料費放在一起,這就方便多了。
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二、憑證輸入中的技巧
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(一)摘要輸入
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憑證摘要多為中文,輸入中會有許多常用會計詞匯,可將常用詞匯預(yù)先存儲起來,并配以自定義的代碼,輸入憑證時調(diào)用自定義詞匯,可提高輸入速度。
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(二)科目代碼輸入
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輸 入記帳憑證時只需輸入科目代碼,操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼,而用戶對會計科目較熟悉,對科目碼卻不一定能記得準(zhǔn)確,如果用戶輸入了未經(jīng)定 義的科目代碼,軟件系統(tǒng)將提示科目不在,需重新輸入,如果用戶輸入的科目代碼并非所需,則需人工逐頁查找很費事。事實上,許多會計軟件的科目代碼表都能模 糊快速定位,輸入此類科目時,只輸入到其上級科目的代碼,則所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近,省去多余的翻頁查找操作。再有一點,在具體應(yīng)用中根據(jù)本單位的 實際情況,運用自己的頭腦,讓計算機(jī)更好的為自己服務(wù),而且操作人員又能便于記憶。例如企業(yè)都有管理費用,則設(shè)置“52101—差旅費”,而設(shè)置營業(yè)費用 時,就用“50301—差旅費”、設(shè)置編錄經(jīng)費時,用“40501—差旅費”,即用01表示差旅費。久而久之,一些代碼就牢記在心了,節(jié)省許多時間。
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(三)金額輸入
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按照會計制度的有關(guān)規(guī)定,記帳憑證可以一借多貸,或多借一貸,在輸入完多借或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩。
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(四)編制會計分錄中的技巧
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1.會計分錄盡可能細(xì)。記帳憑證是帳務(wù)處理的原始資料,所有帳簿都是根據(jù)記帳憑證的分錄來登記的,分錄越詳細(xì),帳簿也越詳細(xì)。以便為日后查帳方便、快捷。
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2.沖減收入或費用以負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費用類科目的記帳憑證時,如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應(yīng)將金額以負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向。例如:“財務(wù)費用”,發(fā)生費用時：
借 財務(wù)費用
貸 銀行存款
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當(dāng)有利息入帳時,則仍是這樣做分錄,只是數(shù)字用負(fù)數(shù)。而不能象手工那樣：
借 銀行存款
貸 財務(wù)費用
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這 樣做的目的是為編制報表公式簡捷,有些報表需要取某一會計期間某些科目的發(fā)生額,如損益表,損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額,必須用科目的發(fā)生額填報。如果 沖減費用金額記入貸方,報表所需的期間借方發(fā)生額就不正確,還應(yīng)扣除沖減的費用,如取借貸方發(fā)生額的差,由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額,差為0,由計 算機(jī)識別自動匯總沖減的費用比較困難,不如在編制會計分錄時以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費用和收入。
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(五)要注意充分利用自動轉(zhuǎn)帳憑證功能
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自 動轉(zhuǎn)帳憑證設(shè)置雖不是一個必選項,但利用自動轉(zhuǎn)帳功能無疑能提供極大的便利。自動轉(zhuǎn)帳憑證能自動匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動生成一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使 用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置,包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目,以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額),注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個,但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個。且須先 結(jié)轉(zhuǎn)收入類,后結(jié)轉(zhuǎn)費用類。
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三、查詢時的技巧
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在組合查詢窗口,輸入關(guān)鍵字。有時它會提示“沒有滿足信息的要求”,這時不要放棄查詢,看一看日期的輸入,有的軟件只默認(rèn)“2002—01—01”而不識別“2002.01.01”。
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總之,恰當(dāng)?shù)剡\用軟件系統(tǒng)提供的功能,可成倍的提高工作效率,使之更好的為我們服務(wù)。
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四、打印帳簿中的技巧
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年終結(jié)帳后打印。不必每月打印帳簿。會計電算化后,輸入記帳憑證,并經(jīng)入帳、結(jié)帳,帳簿即已在電腦中形成,只要及時做好備份,數(shù)據(jù)相對安全。查帳、用帳也方便、快捷,如有需要也可單獨打印出指定科目的帳頁,年終結(jié)帳后再打印出全部帳頁,裝訂成帳簿。
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五、選擇記帳憑證類型的技巧
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查 帳是會計人員日常工作的一個重要部分,會計人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證。應(yīng)當(dāng)指出的是,記帳憑證分類不是一個必選項目,可以 只用一種通用記帳憑證格式,即轉(zhuǎn)帳憑證。如果設(shè)置了憑證類型,增加了一個輸入項目,會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號,憑證整理保管更為 繁瑣。所以,電算化后,無須理會記帳憑證類型設(shè)置項。
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六、改錯更正技巧
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發(fā)生錯帳,如果是當(dāng)月的未入帳記帳憑證,可直接修改,如果是已入帳甚至以前月份的記帳憑證,可沖銷錯誤憑證,然后重新填制正確的記帳憑證。
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